So richtest du einen neuen Betrieb ein. Die Reihenfolge ist nicht beliebig – jeder Schritt braucht den vorherigen.
Das Stundenkonto ist der Übertrag aus abgeschlossenen Monaten. Der laufende Monat zählt bewusst noch nicht mit – sonst würde die Zahl täglich wandern.
Deshalb zeigt die Stunden-Seite zwei Zeilen:
Am 1. des Folgemonats wird der abgelaufene Monat verrechnet (Ist + Buchungen − Vertragsstunden) und wandert ins Konto. Das gilt auch für Auszahlungen: Eine heute gebuchte Auszahlung wirkt sich erst nach Monatsende auf das Konto aus.
Die 5-Minuten-Regel. Wer auf STOPP drückt und noch keine 5 Minuten eingestempelt war, dessen Stempelung wird ersatzlos gelöscht – es entsteht kein Eintrag von 0 Minuten. Der Sinn: versehentliches Antippen soll die Liste nicht zumüllen.
Die App sagt dazu allerdings nichts. Der Mitarbeiter sieht nur, dass der Knopf wieder auf START steht, und meldet sich bei dir. Kurz erklären – oder er stempelt einfach neu ein, es ist nichts verloren gegangen.
Das Ausstempeln vergessen. Bleibt eine Stempelung über Mitternacht offen, kann der Mitarbeiter sich am nächsten Tag nicht einfach neu einstempeln: Er bekommt zuerst ein Fenster, in dem er seine Feierabend-Zeit von gestern nachtragen muss. Erst danach geht es weiter.
Der nachgetragene Eintrag ist in der Stunden-Liste am Kommentar „[KORREKTUR: Feierabend war um …]" erkennbar – ein guter Anlass, kurz hinzuschauen. Stimmt die Zeit nicht, kannst du sie dort über ✏️ korrigieren.
Globale App-Regeln für alle Mitarbeiter.
Beim Einstempeln fragt das Handy nach dem Standort und speichert daraus nur den Ortsnamen (z. B. „Dortmund") zur Stempelung. Keine Koordinaten, keine Wegstrecke, keine Ortung zwischendurch – nur dieser eine Moment.
Lehnt der Mitarbeiter die Standort-Freigabe am Handy ab, wird trotzdem gestempelt; im Feld steht dann „Standort blockiert/Fehler".
Steht die manuelle Ortseingabe weiter unten auf „An", hat sie Vorrang – GPS wird dann gar nicht erst gefragt.
Datenschutz: Standortdaten sind personenbezogen. Für die reine Zeiterfassung braucht es sie nicht – im Zweifel „Deaktiviert" lassen.
Diese Einstellung ändert keine einzige Stunde und hindert niemanden am Stempeln. Sie steuert allein, ab wann dir die Stunden-Seite eine orange Warnung „⚠️ Geplant: …" zu einer Stempelung anzeigt.
Verglichen wird die Stempelung mit der geplanten Schicht – an beiden Enden und in beide Richtungen: zu früh, zu spät, zu kurz, zu lang.
Kleiner Wert = du siehst jede Kleinigkeit. Großer Wert = nur echte Ausreißer. Voraussetzung ist eine geplante Schicht mit Uhrzeit im Namen; ohne Dienstplan-Eintrag gibt es nichts zu vergleichen.
Das sind die beiden Schalter, die Geld bewegen. Sie kappen gestempelte Zeit auf die geplante Schicht – und zwar nur dort, wo es zugunsten des Betriebs geht.
Andersherum wirkt es nicht: Wer um 09:12 kommt, bekommt trotzdem erst ab 09:12 gezählt – auf 09:00 aufgefüllt wird nie.
Wichtig zu wissen:
Wann sinnvoll? Wenn Leute regelmäßig 20 Minuten zu früh da sind und Kaffee trinken, statt zu arbeiten. Wenn dagegen echte Mehrarbeit anfällt, kostet dich „Ende An" genau diese Stunden. Sprich es mit dem Team ab, bevor du umstellst – im Arbeitsvertrag steht dazu meist etwas.
Betrifft nur übertragene Tage aus dem Vorjahr, nie den Anspruch des laufenden Jahres.
Nach dem Bundesurlaubsgesetz muss Urlaub im Kalenderjahr genommen werden; wird er übertragen, ist er bis zum 31.03. zu nehmen. Deshalb ist das die Vorgabe. Wer großzügiger ist, stellt auf 30.06. oder schaltet den Verfall ab.
Übertragene Tage werden zuerst verbraucht. Es verfällt also nur, was bis zum Stichtag wirklich übrig war:
Der Mitarbeiter sieht den Verfall auf seiner Urlaubsseite ausdrücklich als Hinweis – die Tage verschwinden nicht wortlos.
Änderst du diese Einstellung, gilt sie sofort für alle. Ein bereits eingetragener Übertrag bleibt bestehen; nur die Frage, ob er noch zählt, wird neu beantwortet.
Für Betriebe, die an wechselnden Orten arbeiten. Der Text ist frei – Baustelle, Kunde, Filiale. Er landet bei der Stempelung und erscheint im CSV-Export in der Spalte „Arbeitsort/Grund".
Das Feld ist keine Pflicht: Wer den Dialog wegtippt, wird trotzdem eingestempelt, im Feld steht dann „Kein Ort angegeben".
Steht dieser Schalter auf „An", wird kein GPS abgefragt – auch wenn GPS oben aktiviert ist. Beides gleichzeitig geht nicht.
Der Code ist der einzige Schlüssel zu deinem Betrieb. Wer ihn hat, kann sich selbst ein Mitarbeiter-Konto anlegen und sieht danach den Dienstplan des ganzen Teams. Behandle ihn wie ein Passwort: mündlich oder einzeln weitergeben, nicht in eine offene Gruppe posten.
Änderst du den Code, gilt der alte sofort nicht mehr. Bereits angelegte Konten bleiben davon unberührt – niemand fliegt raus. Es lohnt sich also, den Code nach dem Onboarding oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters zu wechseln.
Lässt du das Feld leer, kann sich niemand mehr neu registrieren. Das ist der saubere Weg, sobald alle Mitarbeiter ihr Konto haben.
Erlaubt sind bis zu 100 Zeichen ohne Schrägstrich.
Exportiere alle Zeiten für Excel/Lohnbuchhaltung.
Eine CSV-Datei mit allen Zeiten des gewählten Monats, nach Mitarbeiter sortiert und je Mitarbeiter mit einer Summenzeile am Ende. Sie lässt sich direkt in Excel oder LibreOffice öffnen (Semikolon als Trenner, Komma als Dezimalzeichen).
Zwei Arten von Zeilen erscheinen darin:
Achtung: Stehen die Schalter „Arbeitszeit nach Dienstplan" oben auf „An", enthält die Datei die gekappten Stunden, nicht die gestempelten. Prüfe die Einstellung, bevor du die Datei an die Lohnbuchhaltung gibst.
Lege neue Bereiche an (z.B. Verkauf, Logistik, Büro).
Jeder Mitarbeiter gehört zu genau einer Abteilung. Im Dienstplan wird sie zum Filter: Ein Tipp auf „Verkauf" zeigt nur die Verkaufsschichten – auf dem Handy der Unterschied zwischen übersichtlich und unlesbar.
Ohne Abteilung lässt sich kein Mitarbeiter-Profil speichern. Wenn du keine Bereiche brauchst, lege einfach eine einzige an, z. B. „Team".
Umbenennen geht nicht, nur löschen und neu anlegen. Und beim Löschen behalten die Profile den alten Namen: Du musst jeden betroffenen Mitarbeiter einmal öffnen und ihm die neue Abteilung zuweisen.
Lege Zeiten oder Ausfälle (z.B. "Krankheit") an und wähle eine Farbe.
Schicht-Modelle sind keine reine Beschriftung – die App liest den Namen und leitet daraus ihr Verhalten ab. Zwei Dinge sind wichtig:
1. Die Uhrzeit muss in den Namen.
Fehlt die Uhrzeit, funktioniert die Schicht im Kalender zwar – aber die App kann nichts damit rechnen: keine Abweichungs-Warnung, keine Berechnung nach Dienstplan-Zeit, kein Stundenvorschlag bei Krankheit. Schreibweise: Stunde:Minute, Bindestrich dazwischen.
2. Ausfälle brauchen ihr Stichwort. Enthält der Name das Wort Krank, Urlaub oder Feiertag, behandelt die App den Eintrag als Ausfall statt als Arbeitszeit – und bietet dir auf der Stunden-Seite an, die Stunden gutzuschreiben.
Groß- und Kleinschreibung ist egal, Emojis stören nicht. Diese drei Modelle solltest du in jedem Betrieb anlegen.
Die Farbe ist reine Optik: Sie färbt den Balken im Dienstplan-Kalender. Kräftige, gut unterscheidbare Farben zahlen sich auf dem Handy aus.
Hinterlege den Rufnamen, die Stunden und die Abteilung.
Die Vertragsstunden sind pro Monat gemeint, nicht pro Woche. Faustregel: Wochenstunden × 4,33.
Sie sind das Soll, gegen das gerechnet wird. Am Monatsende landet „Gearbeitet + Buchungen − Vertragsstunden" im Stundenkonto. Zu hoch eingetragen heißt: Der Mitarbeiter rutscht Monat für Monat ins Minus, ohne etwas falsch zu machen.
Trägst du 0 ein, wird gar kein Soll abgezogen – das Stundenkonto zeigt dann nur noch von Hand gebuchte Stunden. Für Aushilfen auf Abruf kann das gewollt sein.
Nebenwirkung: Findet die App beim Genehmigen eines Urlaubstags keine geplante Schicht, schätzt sie den Wert des Tages aus den Vertragsstunden (geteilt durch 20 Arbeitstage).
Die E-Mail ist der Schlüssel. Sie verbindet Profil, Stempelungen und Anmeldung. Ein Tippfehler legt das Profil stumm an, ohne Fehlermeldung – der Mitarbeiter taucht dann nirgends auf. Zum Ändern eines bestehenden Profils immer oben aus der Liste wählen, nicht die E-Mail neu tippen.
Wer kann sich anmelden? Hier entziehst du ausgeschiedenen Mitarbeitern den Zugang.
Deaktivieren nimmt den Zugang sofort weg. Der Betreffende kann sich nicht mehr anmelden, sieht keinen Dienstplan mehr und kann nicht mehr stempeln – auch nicht über Umwege, die Sperre sitzt im Server.
Seine Arbeitszeiten bleiben vollständig erhalten. Das ist Absicht und Pflicht: Arbeitszeitaufzeichnungen musst du nach § 16 Abs. 2 ArbZG zwei Jahre aufbewahren, lohnrelevante Unterlagen länger. Ein Mitarbeiter, der seine Löschung verlangt, hat darauf während dieser Frist keinen Anspruch (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Wegnehmen musst du den Zugang, nicht die Daten.
Der Deaktivierte sieht beim Anmelden einen Hinweis, dass sein Zugang beendet wurde und seine Zeiten gespeichert bleiben – er ruft also nicht ratlos bei dir an.
Rückgängig machen geht jederzeit über denselben Knopf, etwa bei Saisonkräften, die im nächsten Jahr wiederkommen.
Dich selbst kannst du nicht deaktivieren. Sonst stünde der Betrieb ohne Admin da und wäre nur noch von außen zu retten.
Ein Konto endgültig zu löschen geht hier noch nicht – melde dich dafür beim Anbieter. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist das der saubere Weg.
Weise einem Mitarbeiter seine Urlaubstage zu – pro Jahr.
Der Mitarbeiter sieht auf seiner Urlaubsseite:
Gezählt werden dabei nur Anträge des gewählten Jahres. Maßgeblich ist das Startdatum: Ein Urlaub vom 28.12. bis 04.01. zählt vollständig zum alten Jahr.
Der Anspruch gilt je Jahr – das Jahr wählst du oben. Für ein neues Jahr trägst du wieder die vollen Tage ein (also erneut 24, nicht 48). Anträge aus dem Vorjahr mindern den neuen Rest nicht mehr.
Ohne Eintrag gilt ein Anspruch von 0 – jeder genehmigte Tag geht dann sofort ins Minus. Halbe Tage sind möglich, hier und beim Genehmigen.
Sobald für ein Jahr Ansprüche eingetragen sind und es ein Vorjahr gibt, erscheint hier der Kasten „↩️ Resturlaub übertragen". Er zeigt je Mitarbeiter den errechneten Rest des Vorjahres und einen Knopf.
Reihenfolge: erst die Jahrestage für das neue Jahr speichern, dann übertragen. Ohne Anspruch für das neue Jahr gibt es nichts, woran der Übertrag hängen könnte – die App sagt dir das.
Über „Anders…" trägst du eine abweichende Zahl ein, etwa wenn ihr euch auf weniger geeinigt habt oder Tage ausgezahlt wurden.
Der Übertrag wird festgeschrieben, nicht laufend nachgerechnet. Korrigierst du später einen alten Antrag, ändert sich der einmal bestätigte Übertrag nicht mehr – du kannst ihn aber jederzeit neu setzen, indem du den Anspruch löschst und neu anlegst.
Jeder Mitarbeiter erscheint nur so lange im Kasten, bis du entschieden hast – auch „Nichts übertragen" ist eine Entscheidung und lässt ihn verschwinden.
Wann übertragene Tage verfallen, stellst du oben unter ⚙️ System-Einstellungen ein.
Zahle Überstunden aus (als Minuswert, z.B. -10).
Das Vorzeichen entscheidet die Richtung:
Die Buchung bekommt das heutige Datum und lässt sich später nicht auf einen anderen Tag umdatieren (Betrag und Grund schon – über ✏️ auf der Stunden-Seite). Buche deshalb in dem Monat, in den die Stunden gehören.
Weil das Stundenkonto erst nach Monatsende abrechnet, taucht eine heute gebuchte Auszahlung nicht sofort im Konto auf. Sie steht bis zum Monatswechsel in der Monatszeile. Das ist so gewollt, nicht kaputt.
Der Grund ist Pflicht und landet im CSV-Export – er ist dein Nachweis gegenüber Mitarbeiter und Lohnbuchhaltung. „Auszahlung April" ist gut, „Korrektur" nicht.
Für Krankheit, Urlaub und Feiertage brauchst du dieses Feld selten: Die Stunden-Seite bietet dort fertige Knöpfe an, sobald ein Ausfall im Dienstplan steht.
Zeigt einen Info-Text dauerhaft über dem START-Button an.
Das schwarze Brett. Der Text erscheint bei allen Mitarbeitern über dem START-Knopf – sofort, ohne dass jemand die App neu laden muss.
Er bleibt dort stehen, bis du ihn wieder entfernst. Zum Abschalten das Feld leeren und erneut veröffentlichen.
Alle sehen dasselbe. Für etwas, das nur eine Person angeht, ist es der falsche Weg.